IFMA : 22 200 m² de campus chauffés, d'aucun outil dédié à une GMAO complète

Comment la maintenance de l'IFMA était-elle gérée avant la GMAO ?

Créée en 1991 sur le campus des Cézeaux, l'IFMA est une grande école d'ingénieurs qui accueille environ 1000 utilisateurs, élèves ingénieurs, étudiants, chercheurs, enseignants et personnels, ainsi que des sociétés hébergées sur le site. « Notre équipe compte 6 personnes, chacune avec des compétences et un domaine d'intervention bien défini : un électricien, un spécialiste de la maintenance CVC, etc. », explique Christian Chastaing, responsable du service patrimoine et de la maintenance.

« Jusqu'à présent, l'organisation de la maintenance se faisait de manière classique : les demandes d'intervention remontaient par e-mail ou téléphone, et la maintenance était organisée via des logiciels de bureautique. Cette organisation nous convenait bien pour la gestion quotidienne et la vision à court terme, mais nous percevions des manques en matière de reporting et de traçabilité. »

Comment l’IFMA a-t-il choisi Altair Enterprise ?

En septembre 2014, l'IFMA et l'ENSCCF ont annoncé leur projet de fusionner à l'échéance de janvier 2016, dans l'optique de créer un grand pôle d'enseignement et de recherche. « Ce contexte est une véritable opportunité pour nous de faire monter en qualité le service maintenance, qui devra à terme assurer la maintenance de la surface occupée par les acteurs des deux établissements actuels », commente Christian Chastaing. « Nous avons donc décidé de remettre à plat notre organisation. Très vite, nous avons déterminé que cela passerait par l'équipement d'un véritable logiciel GMAO dédié. »

Christophe Dumonet, administrateur de la solution côté DSI, a participé à la conception d'un cahier des charges complet, joint à l'appel d'offres. « Nous devions nous assurer que le produit s'adapte parfaitement à notre fonctionnement actuel, mais aussi qu'il offrira une réponse efficace à nos besoins fonctionnels de demain. » Une session de démonstration a permis aux responsables du patrimoine, de la maintenance et de l'informatique de découvrir le produit de façon interactive.

• Adaptation au fonctionnement actuel du service
• Réponse aux besoins fonctionnels futurs, dont des outils optionnels
• Ergonomie, convivialité et personnalisation des interfaces
• Bonne intégration au système d’information (arborescence, LDAP)

Avant et après Altair Enterprise

Les clés du projet

• Profiter d'un projet de fusion pour remettre à plat l'organisation de la maintenance.
• Couvrir 22 200 m² de surface chauffée avec une équipe de maintenance spécialisée par domaine.
• Choisir un outil dont le spectre fonctionnel dépasse les besoins immédiats, pour accompagner l'évolution.
• Garder la possibilité d'étendre l'usage de la GMAO vers l'HSE.

Ce qu'en dit encore le client

Quel bilan l'IFMA tire-t-il du déploiement d'Altair Enterprise ?

• Un accompagnement jugé pertinent, de l'analyse de l'existant jusqu'à la reprise des données.
• Une intégration facilitée des processus métier, notamment pour la maintenance préventive et curative.
• Une prise en main réussie de l'outil, côté métier comme côté administration du logiciel, grâce à la formation reçue.