Kiabi : une GMAO opérationnelle en 4 mois sur la plateforme logistique

Pourquoi les fichiers Excel de Kiabi sont-ils devenus insuffisants ?

« Dès le départ, notre maintenance était gérée de façon précise et élaborée. Nous avions plusieurs fichiers tableurs avec macro, nous permettant de planifier tout le préventif, suivre le curatif, gérer le magasin et enfin faire de l'analyse et du reporting », rappelle Maxence Gengembre, agent sécurité-maintenance à Lauwin-Planque.

« Ce système était relativement complet, mais devenait au fil du temps trop fastidieux. Le premier problème est d'être nombreux sur un seul fichier. Bien que nous soyons répartis sur deux postes, parfois trois en période forte, nous sommes au total une douzaine d'utilisateurs : un responsable, dix techniciens, un apprenti, sans compter les intérimaires en renfort ponctuel ! Ensuite, malgré une fragmentation régulière des fichiers, ils finissaient par devenir lourds et provoquer des lenteurs sur les postes de travail. Enfin, se posait le problème des limites du croisement des données entre fichiers, qui limitait nos capacités d'analyse et surtout de reporting. »

Pourquoi Kiabi a-t-il choisi une GMAO en cloud avec SSO ?

Le choix de la GMAO a été mené par Fabien Van de Ginste, Responsable Maintenance du site, qui a sollicité différents éditeurs sur la base de critères prédéfinis. « Sur le plan technique, nous avions besoin d'une solution GMAO en cloud, capable d'utiliser un système d'authentification unique (SSO). En effet, chaque technicien ou opérateur de l'entrepôt accède à ses outils depuis un environnement virtualisé Citrix », commente Maxence Gengembre.

« Altair Enterprise s'est démarquée par son ergonomie et sa facilité de paramétrage. Le rapport entre le coût et les fonctionnalités proposées était également un des meilleurs du marché. »

• Solution en cloud compatible SSO
• Ergonomie et facilité de paramétrage
• Rapport coût / fonctionnalités

Comment le déploiement s’est-il déroulé en quatre mois ?

Trois personnes ont été détachées à la mise en place de la GMAO sur le site, dont Maxence Gengembre. « Grâce aux ressources et outils mis à disposition par DSD System, Fabien Van de Ginste a pu préparer en amont des tableaux de données qui ont permis de démarrer avec une bonne base d'arborescence, de même que pour le magasin. »

« Nous avons démarré la mise en place par six jours de formation à partir de septembre 2017. Avant la fin de l'année, nous avions achevé l'intégration des données de base (équipement, article, fournisseur, etc.) ainsi que la personnalisation des écrans. Dès janvier 2018, nous sommes donc passés en production et avons mis en place le préventif. Dans le même temps, nous avons formé l'ensemble du personnel au portail de demandes d'intervention. »

« Dans un troisième temps, nous nous sommes penchés sur l'exploitation des indicateurs, ainsi que certaines fonctions avancées comme le plan interactif. »

Qui utilise la GMAO au quotidien chez Kiabi ?

L'équipe compte une douzaine d'utilisateurs, répartis sur deux postes de maintenance, parfois trois en période forte : un responsable, dix techniciens et un apprenti, renforcés ponctuellement par des intérimaires.

• Le Responsable Maintenancea mené le choix de la GMAO et préparé les données de démarrage.
• Les dix techniciensutilisent la GMAO au quotidien sur les deux à trois postes de maintenance.
• L'ensemble du personnel de l'entrepôta été formé au portail de demandes d'intervention.

Avant et après Altair Enterprise

Les clés du projet

• Préparer en amont des fichiers de données structurés, pour démarrer avec une bonne base d'arborescence.
• Mobiliser une petite équipe dédiée, trois personnes, plutôt que de diluer le projet.
• Commencer par le préventif et le portail de demandes, avant les fonctions avancées.
• Choisir une solution compatible avec l'infrastructure existante, ici l'authentification SSO.

Ce qu'en dit encore le client